Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób spółka Gairaca s.r.o. przetwarza dane osobowe klientów, użytkowników sklepu internetowego www.gaira.pl oraz innych osób, które kontaktują się z nami.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Gairaca s.r.o.
Numer identyfikacyjny IČO: 04728190
Siedziba: Kunín 348, 742 53 Kunín, Republika Czeska
E-mail: info@gaira.pl
Telefon / WhatsApp: +420 604 642 361

Spółka jest dalej określana jako „administrator” lub „my”.

Pod wskazanym adresem e-mail można skontaktować się z nami również we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu internetowego lub kontaktowania się z nami możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres rozliczeniowy i adres dostawy;
• adres e-mail i numer telefonu;
• dane dotyczące zamówień, zakupionych produktów, płatności i wybranego sposobu dostawy;
• dane niezbędne do rozpatrzenia reklamacji, zwrotu towaru lub odstąpienia od umowy;
• dane zapisane na koncie klienta;
• treść korespondencji prowadzonej z nami;
• dane zamieszczone w opinii o produkcie lub sklepie;
• adres IP oraz dane techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki internetowej;
• dane dotyczące korzystania ze strony internetowej i ustawień plików cookies;
• dane związane z subskrypcją informacji handlowych i newslettera;
• inne dane, które użytkownik dobrowolnie nam przekaże.

Co do zasady nie przetwarzamy bezpośrednio danych karty płatniczej. Płatność kartą odbywa się za pośrednictwem zabezpieczonego systemu właściwego dostawcy usług płatniczych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1 Realizacja zamówienia i wykonanie umowy

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

• przyjęcia i realizacji zamówienia;
• potwierdzenia zamówienia i komunikacji z klientem;
• przyjęcia i obsługi płatności;
• zapakowania i dostarczenia towaru;
• obsługi odstąpienia od umowy, zwrotu towaru i reklamacji;
• zapewnienia obsługi klienta.

Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Bez podania tych danych nie będziemy mogli prawidłowo zrealizować zamówienia.

3.2 Wypełnienie obowiązków prawnych

Niektóre dane osobowe przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych i dotyczących ochrony konsumentów.

Podstawą prawną przetwarzania jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3.3 Konto klienta

Jeżeli użytkownik utworzy konto klienta, przetwarzamy jego dane w celu prowadzenia konta, zarządzania zamówieniami oraz udostępniania funkcji przeznaczonych dla zarejestrowanych klientów.

Podstawą prawną przetwarzania jest wykonanie umowy o prowadzenie konta zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Konto klienta można w każdej chwili usunąć za pomocą dostępnych funkcji konta lub zwracając się do nas z żądaniem jego usunięcia.

3.4 Kontakt i obsługa klienta

Jeżeli użytkownik skontaktuje się z nami poza konkretnym zamówieniem, przetwarzamy jego dane kontaktowe oraz treść komunikacji w celu udzielenia odpowiedzi i rozpatrzenia zgłoszenia.

Podstawą prawną przetwarzania jest, w zależności od charakteru kontaktu, podjęcie działań przed zawarciem umowy, wykonanie umowy lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z klientami, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

3.5 Ochrona praw i zapobieganie nadużyciom

Dane osobowe możemy przetwarzać w celu:

• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• prowadzenia ewidencji przeprowadzonych transakcji;
• rozwiązywania sporów;
• zapobiegania oszustwom i nadużyciom w sklepie internetowym;
• zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej i systemów informatycznych.

Podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3.6 Newsletter i informacje handlowe

Newsletter, oferty produktów i inne informacje handlowe przesyłamy drogą elektroniczną wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody odbiorcy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisami ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolna i nie stanowi warunku dokonania zakupu.

Subskrypcję można w każdej chwili bezpłatnie zakończyć za pomocą odnośnika znajdującego się w każdej wiadomości handlowej lub wysyłając żądanie na adres info@gaira.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.7 Opinie o produktach i sklepie

Jeżeli użytkownik zamieści opinię, przetwarzamy dane przesłane wraz z opinią w celu jej publikacji, weryfikacji wiarygodności oraz ochrony przed nadużyciami.

Podstawą prawną przetwarzania jest żądanie opublikowania opinii oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na informowaniu klientów i zapewnieniu wiarygodności zamieszczanych opinii, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

Przed przesłaniem opinii informujemy, które dane zostaną opublikowane.

4. Pliki cookies i podobne technologie

Sklep internetowy wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Niezbędne pliki cookies wykorzystujemy bez odrębnej zgody, ponieważ są one konieczne do prawidłowego działania strony internetowej, koszyka, logowania, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapisania ustawień dotyczących prywatności.

Funkcjonalne, analityczne i marketingowe pliki cookies wykorzystujemy wyłącznie na podstawie zgody użytkownika, jeżeli obowiązujące przepisy nie przewidują innej podstawy ich stosowania.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą odnośnika „Preferencje dotyczące prywatności” dostępnego na stronie internetowej.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Odmowa stosowania opcjonalnych plików cookies nie uniemożliwia dokonania zakupu ani korzystania z podstawowych funkcji sklepu.

Szczegółowe informacje o używanych plikach cookies, ich dostawcach, celach i okresach ważności znajdują się bezpośrednio w ustawieniach dotyczących prywatności i plików cookies.

Jeżeli korzystamy z usług Google, takich jak reCAPTCHA, narzędzia analityczne lub reklamowe, po udzieleniu odpowiedniej zgody mogą być przetwarzane w szczególności informacje o urządzeniu, adres IP, informacje o korzystaniu ze strony oraz identyfikatory reklamowe.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe możemy udostępniać w niezbędnym zakresie następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcy platformy sklepu internetowego i usług hostingowych;
• dostawcom usług informatycznych i zabezpieczeń;
• przewoźnikom, operatorom pocztowym i operatorom punktów odbioru;
• dostawcom usług płatniczych i bankom;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, podatkowe i prawne;
• dostawcom usług poczty elektronicznej i komunikacji;
• dostawcom usług analitycznych, reklamowych i marketingowych, jeżeli użytkownik udzielił odpowiedniej zgody;
• operatorom usług służących do weryfikacji i publikowania opinii klientów;
• organom administracji publicznej i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Odbiorcy przetwarzają dane jako niezależni administratorzy albo jako podmioty przetwarzające działające na nasze zlecenie i na podstawie odpowiedniej umowy.

Nie sprzedajemy danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług technicznych, analitycznych lub reklamowych mogą przetwarzać dane osobowe poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki.

Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie po spełnieniu warunków określonych w RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• w ramach EU–US Data Privacy Framework, jeżeli odbiorca posiada ważny certyfikat;
• na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
• na podstawie innych zabezpieczeń dopuszczonych przez obowiązujące przepisy.

W przypadku opcjonalnych usług analitycznych lub marketingowych ich uruchomienie jest dodatkowo uzależnione od zgody użytkownika na odpowiednie pliki cookies.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji określonego celu, w szczególności:

• dane dotyczące zamówienia i stosunku umownego – przez okres wykonywania umowy, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy, zazwyczaj przez 5 lub 10 lat, w zależności od rodzaju dokumentu;
• dane dotyczące reklamacji, zwrotu lub odstąpienia od umowy – przez okres rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia związanych z nią roszczeń;
• dane zapisane na koncie klienta – przez okres istnienia konta, a następnie przez niezbędny okres techniczny i prawny;
• zwykłą korespondencję – co do zasady nie dłużej niż przez 3 lata od zakończenia komunikacji, jeżeli nie jest ona związana z umową, sporem lub obowiązkiem prawnym;
• dane wykorzystywane do wysyłania newslettera i informacji handlowych – do chwili wycofania zgody lub zakończenia subskrypcji;
• dane pozyskane za pomocą plików cookies – przez okres wskazany w ustawieniach cookies lub do chwili wycofania zgody.

Po zakończeniu subskrypcji możemy zachować minimalny zapis dotyczący sprzeciwu lub wycofania zgody, aby zapewnić, że informacje handlowe nie będą ponownie wysyłane.

Jeżeli rozpocznie się postępowanie sądowe, kontrola lub inne postępowanie, możemy przechowywać niezbędne dane do czasu jego prawomocnego zakończenia i rozliczenia związanych z nim roszczeń.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Po uzyskaniu zgody narzędzia analityczne lub reklamowe mogą analizować sposób korzystania ze strony internetowej i zainteresowania użytkownika w celu pomiaru ruchu lub dostosowania reklam. Takie przetwarzanie samo w sobie nie prowadzi do podjęcia decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługują w szczególności:

• prawo do uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy jej dane, oraz prawo dostępu do danych;
• prawo do sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• prawo do usunięcia danych;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego.

W przypadku wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

Swoje prawa można zrealizować, kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu info@gaira.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Przed rozpatrzeniem żądania możemy w odpowiedni sposób zweryfikować tożsamość osoby składającej wniosek.

Na żądanie odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady najpóźniej w terminie jednego miesiąca. W skomplikowanych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące na warunkach określonych w RODO. Poinformujemy o przedłużeniu terminu i jego przyczynach.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce można zwrócić się do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
Polska
Strona internetowa: www.uodo.gov.pl

Ponieważ administrator ma siedzibę w Republice Czeskiej, można również zwrócić się do:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Republika Czeska
Strona internetowa: www.uoou.gov.cz

Zalecamy jednak, aby w pierwszej kolejności skontaktować się z nami, co umożliwi nam niezwłoczne sprawdzenie sprawy i usunięcie ewentualnych nieprawidłowości.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby, które potrzebują ich do wykonywania obowiązków pracowniczych lub umownych i które są zobowiązane do zachowania poufności.

12. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany wykorzystywanych usług, sposobów przetwarzania danych lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja polityki będzie zawsze dostępna na tej stronie. Jeżeli zmiana w istotny sposób wpłynie na sposób przetwarzania danych osobowych, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób.

Niniejsza polityka obowiązuje od 18 lipca 2026 r.